PPT, 프레젠테이션 발표를 준비하며 고려해보면 좋을 체크리스트

프레젠테이션의 준비

 청중(Who), 목적(Why), 내용(What), 환경(When, Where)

 

프레젠테이션을 하는 이유(종류)

Inform: 새로운 정보, 명료한 전달

Persuade: 새로운 생각과 행동에 대한 동기부여

Entertain: 때, 장소, 상황과의 적합성

 

목적의 명료화

Purpose: 나는 왜 그들에게 프레젠테이션을 하는가?

Desired Outcome: 나는 이 프레젠테이션을 통해 무엇을 얻길 바라는가?

Audience Benefit: 그들은 이 프레젠테이션을 통해 어떤 이익을 얻게 될 것인가?

 

청중분석

나이, 성, 지위, 문화적 배경

하는 일, 일의 특성

학력, 전문성의 수준

구체적 관심사, 욕구

선입견, 터부

청중의 입장(지지적/부정적)

그룹사이즈(소그룹/대그룹)

Key Man

 

일반적으로 청중에 대해 고려해야 할 사항

남성: 논리적(인과관계, 근거), 데이터 중심

여성: 사례, 구체적 설명 중심

 

젊은 층: 자극적, 모험적

중장년층: 현실적, 실제적

 

전문가: 논리적, 분석적, 반대내용에 대한 자료, 입장정리

일반인: 전문용어 주의, 일상화제 활용

 

소수: 2-Way-Communication, 비격식

다수: 1-Way-Communication, 격식

Brain-Storming과 Mind-Mapping을 통한 내용의 선정과 조직

1. 모든 내용을 망라하라.

2. 아이디어를 범주화하고, 각 범주를 규명하라.

3. 범주가 목적이나 청중분석의 결과와 일치하는지 확인하고, 이를 보충하라

4. Main Point를 찾고 이것을 순서대로 배열하라.

5. 각 Main Point의 Sub Point들을 찾아라.

6. 위 각각을 입증하는 세부자료 및 보충자료를 확보하라.

 

보충자료의 확보

[통계분석자료, 연구자료, 예·사례 인용, 팩트]

진술의 신뢰성을 준다.

진술을 명료화한다.

흥미감을 준다.

 

내용 조직방법

설득형: 연역적/귀납적, 문제해결형, 심리적 접근형

정보제공형: 시계열(Time Series), 단계적(간단-복잡), 비교형, 원인-결과

 

환경관리

1. 사전에 필요로 하는 장소, 장비 등에 관해 미리 생각하라.

2. 관계자에게 이상적으로 생각하는 구체적인 지침을 주어라.

3. 만일의 경우를 위해 48시간 전에 준비여부를 확인하라.

4. 일찍 도착하여 장비, 전선 등 시설물의 작동여부를 점검하라.

5. 오디오, 비디오 장비를 활용하는 경우, 긴급시 조치할 사람을 확인하라.

6. 컴퓨터 장비를 사용할 경우, 기술적 장애를 대비해 차선책을 준비하라(OHP 등).

7. OHP를 사용할 경우, 여분의 전구를 확인하라.

 

좌석배치

좌석은 편안하고 적절한 공간이 확보되어 있어야 하며 모든 사람이 프레젠터, 스크린을 잘 볼 수 있어야 한다.

냉·난방, 환풍시설이 잘 구비되어야 한다.

좌석배치를 그룹의 규모와 공식성의 수준에 따라 적절히 결정해야 한다.

 

U자형: 높은 상호작용이 요구될 때, 그러나 프레젠터는 특정그룹에 너무 오랫동안 등을 보이지 않도록 주의해야 한다.

원형: 소규모의 그룹

극장형: 대규모의 그룹, 구성원 간의 상호작용의 정도가 덜 요구될 때

교실형: 많은 자료를 활용한 교수행위를 할 때

팀형: 팀 구성원 간의 상호작용 및 팀 활동이 요구될 때

 

장비점검

1. 프로젝터와 스크린을 적절한 위치에 둔다(중간, 좌우).

2. 스크린은 모든 사람이 볼 수 있는 위치에 둔다.

3. 연단은 일반적으로 많은 수의 청중이 있을 때, 마이크를 사용할 때 사용하며

    그렇지 않은 경우 한쪽에 두어 원고나 시각적 자료를 두는데 사용한다.

4. 자연스러운 이동, 자유로운 제스쳐를 취하기 위해서는 가능한 무선마이크를 사용한다.

5. 핸드마이크를 사용해야 하는 경우, 45도 정도로 기울여 입에서 10~20cm 거리를 유지하며 미리 테스트해본다.

6. 고정된 마이크는 사전에 각도를 조율한다.

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